5 consejos para que las reuniones con Zoom sean más eficaces y atractivas

Para mejorar tus reuniones en Zoom, aquí tienes algunos consejos y herramientas que he aprendido.

1. Utiliza la función de sondeo de Zoom

Configure encuestas durante su reunión de Zoom para conocer mejor a su audiencia, o simplemente para pedir a sus asistentes que respondan a una o dos preguntas. Si usted es el anfitrión de la reunión, puede configurar su encuesta antes de la reunión, o también puede añadir encuestas sobre la marcha durante la reunión.

Fuera de Zoom, existen soluciones de encuestas basadas en la web que convierten las respuestas de los asistentes en bonitos gráficos de colores. Visita Mentimeter.com para crear muros de palabras, gráficos y tableros que muestren las respuestas. Las instrucciones para los usuarios aparecen directamente en la pantalla, y la gente puede utilizar un smartphone para responder.

2. Pida respuestas en el chat

Si haces una pregunta a un grupo, es posible que te quedes sin respuesta. Responder a las preguntas nunca es divertido en persona, ni siquiera en un entorno virtual. Para que las reuniones de Zoom sean más eficaces, he aprendido a pedir respuestas en la función de chat. Los participantes suelen estar más dispuestos a responder a través del chat, y tú puedes ver y guardar la conversación. También puedes utilizar el chat para enviar información, un enlace o un documento.

3. Utilizar las salas de descanso para que las reuniones con Zoom sean más efectivas

Asigne a su audiencia una tarea y divídala en salas de reunión. Deje claro cuál es la cuestión que la gente va a debatir, qué tipo de respuesta espera y cuál es el límite de tiempo. Como anfitrión, tienes la posibilidad de entrar y salir de las salas de reunión. Para mí es como llevar la capa de invisibilidad de Harry Potter cuando te mueves virtualmente entre las salas, pero funciona.

He comprobado que es más probable que la gente hable en grupos más pequeños o en parejas, y luego, cuando todos vuelven a la reunión principal, la conversación continúa y crece. También es más probable que las personas silenciosas hablen en un entorno más pequeño, y esto permite que la gente tenga más tiempo para hablar entre sí.

4. Compartir diapositivas y vídeos

Compartir diapositivas y vídeos es una forma estupenda de centrar la conversación y hacer que la experiencia de Zoom deje de ser sólo una pantalla llena de caras de personas en pequeños cuadrados. Hazte experto en compartir tu pantalla. Es realmente molesto ver a alguien mirando a la cámara y diciendo: «Voy a intentar compartir mi pantalla, a ver si esto funciona».

Organiza una reunión sólo para ti en la que puedas practicar tus habilidades para compartir. Y mientras lo haces, aprende dónde marcar la casilla «Compartir sonido» si piensas mostrar un vídeo. Así no tendrás que lidiar con una fila de personas que se quejan de que «no oigo nada» o que escriben furiosamente en el chat.

Antes de mostrar las diapositivas de PowerPoint, asegúrese de que los espectadores verán sólo una diapositiva completa en su pantalla, y no su configuración de PowerPoint. En PowerPoint, vaya a Presentación de diapositivas, Configuración de la presentación de diapositivas, y marque Navegado por un individuo (ventana).

Antes de que empiece la reunión, ten todo lo que quieras compartir abierto en tu escritorio para no tener que buscarlo. «Ayer tenía ese documento» no es una introducción atractiva. Ten las presentaciones de PowerPoint abiertas en modo de presentación de diapositivas a pantalla completa. No pulses la tecla de escape, sólo minimiza.

También puedes compartir documentos. Ayer utilicé unos cuantos documentos de PDF y Word que no cabían en una diapositiva. Primero comprobé que fueran legibles y luego los tuve abiertos en mi escritorio para que el movimiento entre las diapositivas, los documentos y el grupo de reunión completo fuera lo más fluido posible.

5. Utilizar las pizarras blancas de Zoom

Utilizar la pizarra blanca es otro buen truco para que las reuniones de Zoom sean más eficaces. Algunos días me encanta la pizarra de Zoom y otros no. Practica el uso de las funciones de dibujo y texto de la pizarra de Zoom antes de intentar utilizarla con un grupo. Asegúrate también de dar permiso a todos para hacer anotaciones si les pides que añadan contenido.